Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление подписи в документах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По отношению к уставу корректнее говорить не о подписании, как это часто встречается. В п. 1 ст. 52 ГК РФ сказано, что уставы утверждаются участниками (учредителями) юридических лиц. В ООО это делается в рамках общего собрания его участников (далее — ОСУ) (см. подп. 2 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ).
Устав считается утвержденным, если участники общества проголосовали по этому вопросу единогласно (п. 3 ст. 11 закона № 14-ФЗ). Решение об утверждении устава должно быть отражено в протоколе ОСУ, который подписывается участниками.
А вот о том, кто должен поставить свою подпись на уставе (и должен ли), законодательство ничего не говорит. Как правило, на лицевой стороне устава проставляется гриф «Утверждаю», в котором подпись ставит председатель ОСУ, а в некоторых случаях еще и секретарь ОСУ. Как показывает практика, для налоговой этого достаточно. Если участник 1, то он и ставит подпись в этом грифе.
Возможно проставление подписей на уставе всеми участниками ООО. Но если их много, то это может быть затруднительно.
Если учредителем общества является организация, то от ее имени устав создаваемого ООО подписывает руководитель этой организации.
Лицензия на осуществление деятельности по договору
Узнать, какие виды деятельности подлежат лицензированию, можно в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Статья 12 ФЗ содержит перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а статья 1 — виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.
Детали: приложением к лицензии служит перечень конкретных видов деятельности, которые юридическое лицо вправе осуществлять; список может быть указан и на обратной стороне лицензии.
Обратите внимание на срок лицензии, чтобы она не была просроченной.
Если в обществе с ограниченной ответственностью изменились какие-либо данные, содержащиеся в уставе, оставлять основной документ компании в прежнем виде нельзя. Изменения обязательно должны быть внесены, причем незамедлительно и в одном из допустимых законом форматов.
Вот, как можно оформить нововведения в учредительный документ ООО:
- Лист изменений. Он принимается, когда изменения немасштабные и нет смысла готовить и печатать новый устав. Например, компания добавляет к имеющимся кодам ОКВЭД новый вид деятельности. Или в общество вступает один новый участник. Лист будет неотъемлемой частью действующего устава, приложением к нему. А измененные пункты будут работать в том виде, как они указаны в листе, а не в уставе.
- Новая редакция устава ООО. Есть смысл оформлять абсолютно новый документ, который полностью заменит прежний, когда изменений много. Такое случается, когда в компании меняется состав учредителей, и они решают кардинально реформировать политику работы ООО.
- Типовой устав. Это особый и не часто встречающийся вариант. Напомним, что 36 вариантов ТУ начали действовать с конца 2020 года. Эти уставы разработаны Министерством экономического развития, их текст нельзя изменить, он включает только основные законодательные положения о работе ООО в разных вариациях. После перехода на ТУ прежний устав, индивидуально разработанный, перестает действовать.
Как оформляется реквизит «подпись»
Инфо
Определить, что при отсутствии одного из должностных лиц, указанных в п. 1 настоящего приказа, его полномочия в части подписания осуществляет оставшееся должностное лицо. 3. Подписание перечисленных в Приложении N 1 к приказу основных документов указанным должностным лицам производить в строгом соответствии с объемом полномочий и порядком принятия решения об их подписании, установленными Уставом ООО «РОСИНКА» и выданными им доверенностями.
Секретарю-делопроизводителю Савушкиной И.Н. ознакомить указанных в приказе должностных лиц с настоящим приказом, произвести рассылку приказа всем сотрудникам Костромского филиала ООО «РОСИНКА» для сведения. 5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор Костромского филиалаООО «РОСИНКА» Саюров Д.Г. СаюровСогласовано:Главный юрисконсульт Иванова А.К. А.К.
Если доверенность составляется на нескольких листах, ее следует прошить, а листы пронумеровать; на сшивке проставляется подпись лица, уполномоченного подписывать доверенности от имени организации, и проставляется оттиск печати.В статье использованы документы:
- Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». В ред. от 24.12.10.
- Инструкция Банка России от 14.09.06 №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».
В ред. от 25.11.09.
- Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.94 №51-ФЗ. В ред. от 06.12.11, с изм.
Дать право подписи документов уполномоченному сотруднику
Теми же недостатками обладает и определение полномочий в доверенностях уполномоченных должностных лиц. Так, доверенности могут быть практически с одинаковыми полномочиями — на случай взаимозаменяемости.
Кроме того, полномочия не всех работников удостоверяются доверенностью. Так, директор предприятия, являющийся единоличным исполнительным органом, в соответствии с законом, вообще действует без доверенности.
Важно
Таким образом, несмотря на удобство определения полномочий по подписанию документов предприятия в доверенности, выдаваемой должностному лицу, такой способ разграничения полномочий подходит не для всех случаев. Если все же разграничение полномочий лиц-подписантов решено будет урегулировать в выдаваемых доверенностях, в качестве примера требуемой формулировки можно взять Образец N 2.
Внимание Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским. Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов.
При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
Персональная подпись оформляется согласно пожеланию лица, подписывающего документ. Эта опора представляет собой своеобразный бумажный паспорт для каждого гражданина. Есть такая точка зрения, что в этой подписи, составленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени, а следующие три должны относиться к фамилии — так говорят в теории. Однако на практике это положение не находит своего применения.
Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать намного сложнее. В результате чиновники, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитков и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделки подписей, многие забывают, что расшифровать такие «шедевры» еще сложнее.
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
- для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
- для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
- для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
- налоговые инспекции;
- Пенсионный фонд;
- Фонд социального страхования;
- банки и микрофинансовые организации;
- надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
- судебные инстанции.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:
- Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
- Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:
Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.
Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:
- Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
- Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
- Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.
Заверенная копия трудовой книжки: образец 2023 года
По старому стандарту делопроизводства, заверение трудовой книжки в 2023 году необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что имеет место быть полное соответствие копии документа оригиналу. Доказать это невозможно без правильно оформленного заверения. Если заверительная надпись введена правильно, копию можно использовать так же, как и исходную форму, для отправки заинтересованным пользователям.
Информация может быть запрошена о профессиональном опыте и событиях в жизни сотрудника, будь то рабочий, служащий или старший менеджер:
- действующим работодателем, в том числе руководителем организации, предпринимателем или лицом, имеющим и поддерживающим собственную частную практику;
- владельцем компании;
- бывшим сотрудником;
- контрагентом;
- банком и страховыми компаниями;
- государством в лице налоговой инспекции, внебюджетного фонда или иной аналогичной структуры.
Кроме того, подать заявку на заверение трудовой книжки 2023 года может даже сам работник. Такая запись должна быть скреплена печатью так, чтобы оттиск не закрывал личную подпись работника организации, заверившего копию. Далее по тексту будет приведен образец для трех возможных и разрешенных вариантов заполнения:
- Вручную при ведении номенклатуры дел.
- Чернилами при отсутствии падежной номенклатуры.
- С Использованием заранее подготовленного штампа.
Кому подписать документ, если директор отсутствует?
Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:
- Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
- Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
- Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
- Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Это документ для передачи от продавца к клиенту, который требуется, чтобы зафиксировать завершение очередной хозяйственной операции. Его так называют, потому что в нем объединяется функционал и важные поля нескольких файлов — СФ и первички.
Главная цель — сократить и ускорить документооборот, избежать ошибок и ненужных задержек времени. Теперь входит в стандартный комплект данных для успешного завершения сделки. Его допускается использовать для целей налогообложения, что значительно упрощает процесс.
Заполнение всех или отдельных подписей в УПД — серьезная часть сделки. Этим бланком подтверждается, что все оформлено корректно, стороны с этим согласны, а бумага заполнена верно. Следует заранее уточнить, кто и где должен расписываться.
Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия. / Электронный помощник секретаря (ЭПС)
Договор, правила составления. Личная подпись в договоре: правила и последствия.
Сам термин «договор» употребляется в различных значениях. Под договором понимают и юридический факт, лежащий в основе обязательства, и само договорное обязательство, и документ, в котором закреплён факт установления обязательственного правоотношения.
В предусмотренных законом случаях договором может быть признан определенный официальный документ, содержащий сведения относительно происшедших обстоятельств. Согласно ст. 448 ГК, имеет силу договора протокол о результатах торгов, который подписывают в день проведения аукциона или конкурса лицо, выигравшее торги, и организатор торгов.
В толковом словаре «Договор» имеет следующие определение: Соглашение, обычно письменное, о взаимных обязательствах.
Успех любой коммерческой сделки во многом зависит от того, насколько юридически грамотно составлен лежащий в ее основе договор. Более того, многие судебные процессы между участниками гражданско-правовых отношений обусловлены именно неграмотно составленными договорами, на основании которых развиваются и зачастую заходят в тупик партнерские отношения сторон.
Лица, полномочные подписывать договоры от имени юридического лица.
Согласно п.1. ст.53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.
На основании данной нормы, совершать сделки от имени юридического лица, и подписывать договоры, при помощи которых опосредуются совершаемые сделки, имеют право органы юридического лица, которым в соответствии с законом и уставом предоставлены соответствующие полномочия.
Так в соответствии с п.3. ст.40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки.
Иногда в учредительных или иных локальных документах юридического лица может быть предусмотрено, что договоры от имени общества должны быть подписаны двумя лицами (например, директором и главным бухгалтером). В этом случае, при отсутствии подписи второго лица, договор не может считаться заключенным надлежащим образом.
- Таким образом, подписывать договоры от имени организации имеют право лица, которым полномочия предоставлены:
- а) уставом (как правило – директор);
б) доверенностью (при условии, что доверенность составлена в надлежащей форме и выдана полномочным лицом); - в) законом.
- Следует иметь в виду, что в отношении формы некоторых сделок законом установлены дополнительные требования.
Так, согласно п.3 ст.7 Закона о бухгалтерском учете без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Важно! Подписание документа (договора) следует отличать от визирования (согласования) договора с иными лицами (работниками организации или «внешними» третьими лицами).
Визирование может иметь двоякое значение:
1. Согласование текста документа и содержащихся в нем условий с компетентным лицом.
2. Виза в значении «ознакомлен».
Важно! Согласование проводится до окончательного подписания документа.
Лицо, наделенное полномочиями подписывать от имени юридического лица договоры, не всегда может обладать всем комплексом необходимых знаний. В связи с этим возникает необходимость в привлечении компетентных третьих лиц (проводится согласование).
Согласование документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость в согласовании документа может возникнуть в том случае, если составление документа нуждается в специальных знаниях.
Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным (-ми) лицом (-ами). Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
- Виза согласования может проставляться несколькими способами:
- 1) Визы могут проставляться на экземплярах документов ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа.
- 2) Проекты документов могут визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
- 3) На отдельном листке согласования, который прикладывается в к проекту документа.
При этом следует иметь в виду, что проставление визы согласования не означает, что договор заключен. Договор повлечет для организации юридические последствия только после его подписания лицо, наделенным соответствующими полномочиями (например, директором общества).
В соответствии с правилами делопроизводства (Государственный стандарт РФ Унифицированная система организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.
30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г.
N 65-ст) в состав «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор ООО «ЭПС» Личная подпись Г.Р. Дидык
или на бланке:
Директор Личная подпись Г.Р. Дидык
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись Л.А. Петрова
Главный бухгалтер Личная подпись И.Л. Николаева
- При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
- Заместитель директора Заместитель директора
- по научной работе по научной работе
Личная А.Л. Петров Личная К.И. Гайдук
- подпись подпись
- При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
- В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Образец заявления Р11001 для регистрации организации
Заявление о регистрации обязательно должно соответствовать форме Р11001 вне зависимости от числа участников. В него входит более 20 листов, из которых обязательному заполнению подлежат первая и вторая страницы. На них вписывают данные об ООО, необходимые для внесения в реестр юрлиц: название и адрес компании, сумма уставного капитала, информация об учредителях, руководителе и другие моменты.
Вносить их в бланк стоит без ошибок и правок. Если они все-таки были допущены, лучше переписать документ, иначе есть риск получить отказ в регистрации. Чтобы бумаги были заполнены без неточностей, можно воспользоваться образцами заявления.
Стоит знать и то, что заранее подпись на листах не ставится. Документ по правилам подписывается только в присутствии сотрудника налоговой или нотариуса, когда заявление передается не самим клиентом, а по доверенности.
Подпись по доверенности
Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.
Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.
Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.
Оформление подписи в документах
Внимание
Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.
Важно
Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее. В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий. Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее.
Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.
Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования.
Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи.
Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия.
Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.
Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил.
- приказами;
- положениями;
- инструкциями.
Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.
Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.
Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя.